Was ist SharePoint?

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Microsoft SharePoint: Umfangreicher Baukasten für moderne, elektronische Informations- und Kommunikationssysteme.

In SharePoint kann man Informationen in Bibliotheken und Listen ablegen und die Informationen direkt im Browser standortunabhängig bearbeiten oder lesen. Alle Daten und Dokumente werden grundsätzlich in einer Datenbank gespeichert und können somit individuell gefiltert, sortiert oder gruppiert werden. Für die Arbeit mit den Inhalten werden Ansichten und Webpartseiten zur Verfügung gestellt, welche individuell angepasst werden können. Mit den Webpartseiten können Informationen aus verschiedenen Inhalten auf dem Bildschirm zusammengefasst werden. Fast alle Anpassungen sind mit dem Browser möglich.

Für die Online-Bearbeitung von mehreren Personen sind pro Inhalt sehr einfach entsprechende Funktionen wie Versionierung, Inhaltsgenehmigung oder Benachrichtigung aktivierbar. Änderungen von Inhalt, Struktur, Bezeichnungen oder Funktionen sind fast durchwegs jederzeit problemlos möglich. Für automatisierte Abläufe können Workflows definiert und Listen zugewiesen werden. Informationen sind über die Volltextsuche oder über die Ansichten gut auffindbar.

Für den individuellen Zugriff auf vertrauliche Informationen steht ein umfassendes Berechtigungssystem zur Verfügung.

Für die schnelle Erstellung von Seiten, Listen oder Bibliotheken und Subwebs können praktisch alle Inhalte als Vorlage gespeichert und so problemlos an anderen Stellen installiert werden. Das ermöglicht auch die Zurverfügungsstellung von ganzen Lösungen, welche als Websitevorlage oder ganze Websitesammlung weitergegeben werden  können. Microsoft stellt verschiedene Vorlagen für beispielsweise Kontaktlisten, Kalender, Aufgaben, Dokumentbibliotheken, Diskussionsforum, Wiki-Bibliotheken, Blogs, Umfragen mit teils erweiterter Funktionalität zur Verfügung.

Die Listen und Bibliotheken können individuelle Felder beinhalten, welche als sogenannte Metadaten die Einträge oder Dokumente attributieren. Somit können die Inhalte nach verschiedenen Hierarchien strukturier- oder filterbar. Dokumentvorlagen können verschiedene Felder beinhalten.

Die meisten Inhalte sind auch je nach Basisliste in Office-Applikationen integrierbar, so können beispielsweise Kalender-, Diskussionen, Aufgaben und Kontaktliste in Outlook integriert werden, was den Gesamtüberblick ermöglicht. Aktualisierungen können in SharePoint oder Outlook erfolgen, da eine beidseitige Synchronisation sichergestellt ist. Zudem kann praktisch jede Liste einfach an Excel übergeben und dort angepasst oder erweitert werden. Die Daten sind in Excel bei Bedarf aktualisierbar. Ebenfalls können die Daten auch in Access als Backenddaten integriert werden, Access fungiert dann als Frontend mit individuellen Masken und Reporte.

Weitergehende Anpassungen oder Funktionserweiterungen sind über .NET und den SharePoint Designer möglich.

Als SharePoint-Server kann eine Windows-Serverumgebung benutzt werden, falls keine eigene Infrastruktur benutzt werden soll, gibt es mittlerweile auch einige Provider.

Weitere Informationen

Zentrale, elektronische Plattform, standortunabhängig.
  • Ausführbar im Browser (optimal Internet Explorer)
  • Individuelle Zusammenstellung der Ansichten und Bearbeitung von Inhalten.
  • Einfache Erstellung von Subwebs (Tochtergesellschaften, Projekte, Arbeits-/Interessgengruppen).
  • Jeder Inhalt als Hyperlink direkt aufrufbar.
  • Als Intranet und Internet einsetzbar, zentrales elektronisches Handbuch oder Content Management System.
  • Auch nur Erstellung von Homepages möglich, aber nicht sinnvoll.
    Erweiterbar mit SharePoint-Farmen.
Strategisches Microsoft-Produkt
  • Wird stark forciert.
  • Weitreichende Basis und Unterstützung für Office 2007, Project-, Forms- und PerformancePoint-Server.
Flexible, schnelle Anpassung
  • Listen frei und individuell definierbar.
  • Metadaten Dokument pro Vorlage definierbar.
  • Anpassungen im laufenden Betrieb ohne Datenverluste oder Unterbrechungen.
Inhalte
  • Bibliotheken: Dokumente, Bilder, Formulare, eMails... mit individuell definierbaren Metadaten.
  • Listen: Individuell definierbare Tabellen zur Speicherung von unterschiedlichsten Daten.
Speicherung, Bearbeitung, Suche, Ansichten von Inhalten
  • Je nach Zugriff und Berechtigung, dezentral.
Vorlagen (Websites, Bibliotheken, Listen, Workflows)
  • Schnelle Erstellung von Subwebs und Inhalten dank Vorlagen.
  • Standardvorlagen (Kalender, Aufgaben, Kontakte, Ankündigungen, Wiki's, Blogs...)
  • Eigene Vorlagen (einfach definierbar, Basis bestehender Inhalt).
  • Fremde Vorlagen (Lösungen, Applikationen und Ansichten fremder Anbieter).
Detaillierte Anpassungen und Programmierung
  • Microsoft SharePoint-Designer: Ansichten, Daten relational verknüpfbar, Formulare, individuelle Workflows.
  • Visual Studio-Entwicklungen.

Funktionalitäten

Navigationslinks überspringen.

Weiteres

Suche
  • Über strukturierte, gruppierte und gefilterte Ansichten (vordefinierbar, individuell).
  • Search-Server: Volltextsuche mit Integration externer Inhalte (Serverlaufwerke, Webseiten).
  • Metadaten-Suche mit Search-Server und Zusatzprodukten.
Websiteinhaltstypen & -spalten
  • Zusammenstellung von gruppen von Feldern zur schnellen Erstellung von Bibliotheken (Metadaten) oder Listen (Datenfelder).
  • Automatisierte Anpassung der verwendeten Inhaltstypen und -spalten.
  • Hinterlegung von Vorlagen und Workflows.
  • Wird benutzt zur Definition von Dokumentvorlagen mit eigenen Metadaten pro Vorlage.
Workflows
  • Automatisierungen von SharePoint-Inhalten, Beispiele: Felder automatisch ergänzen bei Erstellung oder Änderung, Elemente erstellen, ändern oder löschen, aufgrund von Ereignissen, eMail versenden aufgrund von gewissen Ereignissen.
  • Start: Durch das Erstellen und/oder Ändern von Elementen oder manuell.
  • Rapportierung der einzelnen Schritte möglich.
  • Basis: Windows Workflow Foundation.
  • Erstellung über SharePoint-Designer (einfachere Workflows, ohne Programmierung) oder Visual Studio (für komplexe Workflows.
2-stufiger Papierkorb. 

Optimal bei:

  • Unterschiedlichen Standorten / Tochtergesellschaften;
  • Verschiedenen Projekten mit mehreren Mitgliedern an verschiedenen Standorten;
  • Daten und Dokumenten, bei welchen Sie die Änderungen nachverfolgen oder steuern wollen;
  • Daten, Dokumente oder Informationen, über welche Sie bei Änderungen automatisch via eMail informiert werden wollen;
  • Dezentrale Budgetierung und Analysen mit zentraler Konsolidierung;
  • Reporting mit beeinflussbaren Cockpits und Dashboards;
  • Ein Intranet: Sie möchten aber auf den Inhalt direkt über den Browser Zugriff haben und auch Daten und Dokumente darin verwalten und den Mitarbeitern oder auch externen Stellen Zugriff geben;

Legen Sie also Dokumente und Daten (in Listen) zentral auf einem Server ab und arbeiten Sie gemäss den Zugriffsrechten dezentral mit den Inhalten. Sie können die automatische Versionierung einschalten, um nachverfolgen zu können, wer welche Änderungen vorgenommen hat. Schalten Sie die Inhaltsgenehmigung ein, um Einträge vor der Freigabe prüfen zu können oder lassen Sie sich über Änderungen automatisch via eMail benachrichtigen. Ausgehend von Vorlagen für Websites erstellen Sie sehr schnell Subwebs für Projekte oder Abteilungen. Anpassungen der Strukturen, Listen und Bibliotheken sind jederzeit einfach über den Browser möglich. Zusammen mit den neuen Microsoft-Office-Produkten verwenden Sie die Daten weiter oder integrieren diese dynamisch. Checken Sie Dokumente aus, um diese sicher abzuändern, checken Sie sie wieder ein, wenn Sie fertig sind.

Voraussetzungen

Für SharePoint 2010 gelten folgende, technischen Voraussetzung beim Einsatz in eigener Serverumgebung:

  1. Windows Server 2008 R2, 64-bit
  2. SQL Server 2008 oder mindestens SQL Server 2005, 64-bit
  3. Mind. 8 GB RAM im Server
  4. Am besten virtualisierte Server
Windows Server 2008 R2 64-bit
SQL Server 2008 64-bit oder SQL Server 2005 SP2, 64-bit
Mind. 8 GB RAM im Server

Weitere Informationen zu unseren Dienstleistungen bezüglich SharePoint

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Copyright © Hurter Consulting GmbH, Stand: 06. September 2012, selber erstellt auf Microsoft SharePoint Designer 2007.